Você já trabalhou em vários projetos ao mesmo tempo e teve a sensação que as informações começaram a se perder e passou a ter muito ruído na comunicação?
Se você já passou por isso, saiba que não está sozinho, muitas empresas que trabalham com projetos simultâneos passam por essa dificuldade e as ações para reverter esse quadro podem ser mais simples e eficazes do que você imagina.
Aqui na Nano Incub trabalhamos com vários projetos em nossa timeline, entre projetos para clientes, produtos próprios e projetos em parceria. Além de serem projetos diferentes, são para clientes e produtos diferentes, desde sites até softwares web e aplicativos.
Não existe uma receita mágica que vai solucionar todos os seus problemas relacionados a comunicação na sua empresa, o que existe são análises, testes e ferramentas para que você e seu time esteja o mais alinhado possível.
Entenda como a comunicação funciona com o seu time
Entender como funciona a comunicação com seu time é o primeiro passo para que todos falem a mesma linguagem, entendam onde estão e qual o rumo a ser tomado. Hoje temos uma overdose de canais de comunicação, como WhatsApp, Messenger, Telegram, Slack, Rocket Chat, email, telefone e mais uma enxurrada de meios de comunicação.
O problema disso é quando não há um canal definido para que as coisas relacionadas ao trabalho as informações acabam se perdendo ou sendo pulverizadas em diversos canais, com isso encontrar as informações leva tanto tempo e dá tanto trabalho que o mais comum de acontecer é ficar perguntando novamente ou buscar a informação novamente gerando um outro problema, onde tarefas que eram para serem feitas acabam se perdendo ou pelo fato de precisarem repetir uma informação, ela pode ser interpretada de uma forma diferente da sua forma real.
Busque dividir em dois canais a comunicação com sua equipe
1 – Esse canal será 100% dedicado para trabalho onde terá itens relacionados à projetos ou tarefas para que ali só tenham assuntos desse nível.
2 – Um canal mais descontraído (descontraído não é sinônimo de um grupão onde só se falam besteiras e mandam fotos de memes e gatinhos engraçados ou fofos), onde será o happy hour ou eventos extra empresariais você fala no outro canal.
Quer saber como dividimos a comunicação aqui na Nano Incub? Vamos lá:
Canal para trabalho:
Slack
É uma ferramenta incrível, onde você cria canais, adiciona pessoas e pode centralizar a comunicação em um único lugar. Utilizamos o Slack com o seguinte Workflow:
Cada canal se refere a um projeto, com isso centralizamos no canal ideias, dúvidas sobre o projeto, apresentações, revisões de conteúdo, atualizações, links úteis entre outras coisas.
Trello
Usamos o Trello para centralizar as tarefas do dia a dia. Fazemos alinhamentos constantes e o Trello nos ajuda a centralizar em um lugar o que deve ser feito durante a semana.
Ziptime
O Ziptime é um micro CRM (desenvolvido por nós) focado em gestão de prospectos, nos ajudando a centralizar a comunicação com quem estamos negociando, ajudando o time a ficar inteirado sobre quais os projetos que tem mais chance de fechar negócio.
Google Drive
O Google Drive é nossa ferramenta para compartilhamento de arquivos, assim compartilhamos o que é preciso que o time tenha acesso em um único local.
Quando o Google Drive é utilizado por muitas pessoas, a tendência é que os arquivos comecem a ficar desorganizados, que é o que estamos passando nesse momento. A forma que encontramos para solucionar esse problema foi desenhar uma estrutura o mais simples possível junto com o time, e criarmos fluxos para que os arquivos fiquem fáceis de serem encontrados e armazenados.
*Utilizamos também e-mail para comunicação com cliente e um sistema interno para gestão de demandas de projetos.
Canal para assuntos mais descontraídos:
Mantemos um grupo para toda a empresa, alguns grupos por área de atuação e com alguns clientes para tornar a comunicação mais fácil para tirar dúvidas entre outras coisas.
O WhatsApp funciona muito bem para assuntos e notificações rápidas.
Comunicação foi e sempre será um desafio, pois é algo que está em constante mudança conforme o tempo passa, são novos hábitos que surgem, novas gerações e assim a comunicação tem de estar alinhada com esse cenário, para que assim as pessoas possam estar cada vez mais sintonizadas dentro das empresas.
Gostou do texto? Conta pra gente como é a comunicação na sua empresa. 🙂
