Como utilizar o Método Kanban para gestão de tarefas

Durante 9 meses venho testando a aplicação do método Kanban para a gestão de tarefas na Nano Incub, e com isso adquiri algumas experiências que gostaria de compartilhar com você neste artigo, para que a ferramenta e a forma de aplicar possa ficar o mais claro possível e você entenda as vantagens de aplicá-la no dia a dia da sua empresa. Nesse artigo irei falar um pouco sobre:

• O que é o método do Kanban;
• Os 4 princípios do Kanban;
• Os pilares do Kanban;
• Por que decidimos usar;
• Como foram as primeiras impressões;
• Desafios Iniciais;
• Mostrando a verdade;
• Como é o nosso Kanban;
• Nada é escrito em pedras, seja resiliente;
• Onde estamos nesse momento;
• Como foi a evolução;
• Para que rumo iremos.

O que é o método Kanban

O Kanban é um método para gestão de mudança e fluxo. Basicamente o sistema torna visual o processo de produção, tornando transparente os gargalos, possibilidades de melhorias, prioridades e várias outras informações que ficam “escondidas” no meio do processo. Resumindo, ele vai te ajudar a mapear e organizar o caos entre o surgimento de uma demanda e a entrega para o cliente, além disso vai jogar luz sobre os gargalos e os problemas em seu processo de produção.

Essa metodologia não é prescritiva, ou seja, não é necessário ter um determinado nível de maturidade ou certificações, nem mesmo redefinição de papéis e adoção de cerimônias. Qualquer um, que execute um fluxo para entregar algo, mesmo que não esteja claro e lembrando, se você entrega algo, esse fluxo existe, talvez não esteja enxergando, mas ele existe, pode adotar o Kanban.

Os 4 princípios do Kanban

Existem 4 princípios, que são relacionados a mindset e 5 propriedades, que são ações feitas no dia a dia com o uso do Kanban, que são:

1 – Comece pelo que você faz agora

Não fique esperando pelo momento ideal, ou buscando gerar grandes mudanças para aplicar o Kanban, comece com o que tem hoje, com o time que tem hoje, com os papéis da equipe que existem hoje. Você vai perceber que essa metodologia  busca um mindset prático e realista.

2 – Busque mudanças incrementais e evolutivas

Pequenas mudanças, essa é uma das chaves para a ferramenta ser bem sucedida. Para que o método funcione, precisa da adoção do time em seu uso, pequenas mudanças, evolutivas e constantes, além de engajar o time para contribuir com o crescimento, também diminui a resistência de uso, pois todos percebem a evolução e são comunicados do que está mudando.

3 – Respeite os processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes

Antes de gerar uma revolução, entenda onde você está e respeite isso. Entenda o que funciona no cenário de hoje, com relação a processo e responsabilidade, bem como o que não funciona tão bem assim, com isso será mais fácil ter um ponto de partida para definir pequenas mudanças evolutivas.

4 – Incentive atitudes de liderança em todos os níveis

Sim, sempre haverá os níveis “Operacional”, “Tático” e “Estratégico”, é questão de responsabilidade, e sei que esses papéis são transitáveis e podem estar em uma única pessoa. Independente do nível organizacional, incentive e busque fomentar atitudes de liderança, que gere mudanças de verdade, não somente pessoas que apontam onde precisa ser ajustado e espera que alguém faça isso por ela. Aqui na Nano, do estagiário ao CEO, todos tem voz ativa e o melhor argumento na mesa, independente de quem seja, norteia por onde seguimos. O Kanban funciona muito melhor de forma colaborativa e ter pessoas que identifique melhorias, assuma a responsabilidade e as execute, vai ajudar o fluxo como um todo e vai inspirar todos os envolvidos.

Os 5 pilares do Kanban

1 – Visualize o Workflow

Mapeie como é a realidade de seu processo e torne esse fluxo visual, seja fisicamente ou virtualmente. Aqui na Nano Incub, nosso workflow fica no Trello, contamos melhor como é cada etapa no decorrer do artigo.

2 – Limitar o trabalho em andamento

Limite a quantidade de tarefas no fluxo depois que é iniciado a etapa de execução. Isso força as tarefas a serem finalizadas antes que seja iniciada uma nova tarefa e, de fato, comece a terminar e pare de começar.

3 – Gerenciar o fluxo

Acompanhe seu fluxo de entrega, busque encontrar gargalos, onde pode ser melhorado, métricas e o que mais for possível para tornar o processo de entrega o mais saudável possível.

4 – Torne as políticas processuais conhecidas

Explique o processo para as pessoas envolvidas, busque entender o ponto de vista delas também. As melhores pessoas para explicar como algo funciona é quem está diretamente envolvido no desenvolvimento disso. Aqui na Nano, temos uma reunião semanal dedicada para o Kanban, onde é o momento que revisamos o fluxo e todo mundo tem voz ativa para falar onde teve dificuldades, o que pode ser melhorado, tirar dúvidas, etc.

5 – Melhore colaborativamente

Aproveite cada iteração para que as pessoas que estão utilizando o Kanban possam propor e realizar melhorias. Quando o método é usado por um time, não existe um dono do processo, são os envolvidos que são os responsáveis por fazer o fluxo funcionar.

Porque decidimos usar o Kanban

Caos, essa palavra resume como era nossa gestão operacional antes do método Kanban ser aplicado.  Não era claro as tarefas que deveriam ser feitas para pessoas individuais e nem para o time. Decidimos aplicar o método para tentar resolver o caos operacional do dia a dia e estamos sendo bem sucedidos nisso.

O time foi crescendo e começou ficar insustentável nossa antiga forma de delegar tarefas, onde basicamente revisávamos anotações e erguíamos o máximo de tarefas possíveis para a semana, sem ter uma visão clara do que já estava em andamento ou onde haviam gargalos. Resultado disso, toda semana as tarefas atrasavam, não tínhamos um ritmo de produção e nem ideia de onde os gargalos estavam, sem contar a frustração por no final da semana ter trabalhado muito, mas não conseguir ver o progresso.

Um outro motivo para iniciarmos com o Kanban, que está relacionado com buscar resolver o caos do dia a dia, era o de começar e terminar as tarefas, pois muita coisa era feita, mas não era concluída 100%. Um dos lemas do Kanban é “Comece a terminar e pare de começar”. Foi justamente isso que aconteceu com o tempo, quando entendemos que uma tarefa só é concluída quando passa por todo o fluxo.

Como foram as primeiras impressões

No início o Kanban foi um clandestino na empresa, pois somente dois membros do time usavam o método e isso era em segredo. Optamos por iniciar dessa forma pois na realidade da época era um caminho mais sustentável iniciar pequeno, aprender e amadurecer com ele ao invés de tentar convencer toda a empresa a mudar sua cultura.

Utilizamos uma estratégia de a cada duas semanas trazíamos uma nova pessoa para utiliza-lo, onde era apresentado o método, o que havíamos aprendido até o momento, quais foram os desafios e a visão de utilizar o método. Isso funcionou bem, pois cada pessoa que ingressava trazia uma bagagem que ajudava a amadurecer o fluxo. Um problema que enfrentamos ao trazer mais pessoas para utilizar o Kanban foi a resistência à mudanças. Para resolver isso usamos uma estratégia de trazer uma medida de dois para um: duas pessoas mais flexíveis e uma mais resistente à mudança, dessa forma as pessoas mais flexíveis se adaptavam mais rapidamente a mudanças, enxergavam o valor do processo e da cultura por trás do método e ajudavam a aculturar as pessoas mais resistentes.

Logo nas primeiras semanas o Kanban começou a expor alguns cânceres que estavam minando nossa organização e produtividade. Ao final de dois ciclos de duas semanas, tomamos um soco no estômago ao ver com clareza que em várias tarefas era declarada como “feita”, quando na verdade ainda havia coisa por fazer, por exemplo: Colocar online para o cliente, dar feedback, receber aprovação, etc.

Tomamos um outro soco direto no meio da cara quando mais pessoas começaram a testa-lo e era impressionante a quantidade de tarefas que nos comprometemos no início da semana e no fim da semana não era entregue nem 40% dessas tarefas. Isso nos fez refletir muito sobre nossa responsabilidade em se comprometer somente com o que realmente conseguia ser feito. Além disso, nos forçou a colocarmos tarefas no fluxo que conseguimos fazer dentro de uma semana e o que não podia ser feito dentro desse tempo, a tarefa era guardada em um backlog ou alocada para a próxima semana.

Por fim, tomamos um cruzado no queixo que quase nos derrubou, quando a maioria do time estava utilizando o Kanban, só que haviam gargalos e sobrecargas, no entanto, não nos olhávamos como um só time e não importa se tenho todas minhas tarefas da semana concluídas na quarta-feira, se alguém do time está sobrecarregado e não consegue concluir suas tarefas, falhamos como time. Hoje ainda passamos por esse desafio, em uma escala muito menor do que no início, mas continuamos semana a semana trabalhando para tornar nosso fluxo de trabalho cada vez mais sustentável.

Resumindo, as primeiras impressões oscilavam entre uma euforia de evoluir com pequenos progressos e frustração de a cada semana ver que a forma como nos enxergávamos era muito distorcida da realidade. Um ponto importante aqui é que usamos toda essa frustração como combustível e argumento para convencer o time a nos aculturarmos cada vez mais com o método, pois sem ele continuaríamos fazendo as coisas da mesma forma e tendo os mesmos resultados que nos incomodavam.

Desafios iniciais

Enfrentamos alguns desafios iniciais que vou pontuar abaixo e ir comentando como resolvemos cada um.

• Ser crítico com o fluxo atual antes de se comprometer com novas demandas.

  • Todos queremos ser super heróis, mas com Kanban o herói é o coletivo, é o time. Buscamos sempre incentivar as pessoas a serem honestas e se comprometerem com o que dão conta de realmente fazer.
  • O Kanban nos ajudou a enxergar que quando nos comprometemos com mais do que era planejado, era porque não tínhamos uma visão clara sobre as demandas e com isso ela era subestimada. Também nos ajudou a perceber que nosso planejamento era feito muito no talo, sem margem para imprevistos.
  • Ser crítico e honesto com o fluxo atual nos ajudou a falarmos “não” de forma consciente para novas demandas que poderiam sobrecarregar o time.

• Trazer gente para usar o Kanban e passar por um aculturamento.

  • Cultura e mindset são fundamentais para que qualquer metodologia e método funcionem de verdade. Toda vez que alguém do time começava a utilizar o Kanban, os líderes faziam uma apresentação do que era o método e como usar, além disso criamos um artigo com que explicava nosso fluxo e alguns cases de sucesso, para ajudar a pessoa a se encontrar mais rapidamente.
  • Durante a implantação, toda semana fazíamos uma reunião (hoje essa reunião continua, mas agora é uma reunião de alinhamento sobre gestão operacional), nessa reunião o novo membro não falava, era um espectador e pedíamos para anotar suas dúvidas em post-its e conversávamos em um segundo momento.
  • Quando se está adotando o método, é importante deixar claro que é um momento de transição, que estamos todos aprendendo juntos e remando para o mesmo lado.

• Fazer uma reunião de alinhamento específica para o Kanban.

  • Como falado acima, toda semana fazíamos uma reunião de alinhamento específica para falar sobre como foi a semana e como foi utilizar o Kanban, o que ajudou, o que foi bom e o que poderia ser melhorado. Isso nos ajudou a ter insights em todos os níveis da empresa, além de nessas conversas nos ajudar a identificar gargalos ou sobrecargas. Hoje esta reunião é mais focada na gestão operacional do que no método em si pois todos já estão mais aculturados.

• Mudar o mindset de grandes mudanças para mudanças pequenas e evolutivas.

  • Com o Kanban não existem mudanças revolucionárias e sim mudanças evolutivas. Mudanças muito bruscas em uma empresa, de qualquer nível, pode gerar resistência às novas formas de trabalho e talvez não consiga ter fôlego para vender a ideia e aculturar o time. Com pequenas mudanças evolutivas, todos andam no mesmo compasso e todos conseguem acompanhar o progresso.
  • O mindset de pequenas mudanças nos ajudou a ter um pouco mais de constância na produtividade e não ficar oscilando tanto entre semanas ótimas e semanas péssimas em termos de produtividade.

• Tarefas gigantescas.

  • Passamos e ainda estamos enfrentando o problema de não ter uma padronização no tamanho das tarefas, pois o ideal é que as tarefas tenham um tamanho mais equilibrado, para não ter no fluxo uma única tarefa que leva 4 dias para ser concluída e outra que leva meia hora.
  • Estamos buscando ter tarefas com no máximo um dia de duração, que é o que faz sentido em nossa realidade.

• Congestionamento no fluxo.

  • Esse foi um grande desafio que enfrentamos quando iniciamos com o Kanban, muitas vezes quando parávamos para revisar o fluxo, haviam várias tarefas bloqueadas, que faltavam dar feedback para clientes ou serem testadas pelo time.
  • Para lidar com esse problema, limitamos o WIP (trabalho em progresso) para 3 tarefas por pessoa no fluxo. Essa quantidade é a que está fazendo sentido em nossa realidade, pois se uma pessoa tem uma tarefa bloqueada e uma tarefa para teste, ainda poderá trabalhar em mais uma tarefa e de acordo com a disponibilidade colocar energia nas demais tarefas do fluxo.

 

Desafios sempre vão aparecer enquanto mudanças acontecem, principalmente naquelas que impactam na cultura do ambiente. Usamos os desafios como motivadores para entender melhor como o processo funciona e trabalharmos em time para resolver cada entrave.

Mostrando a verdade

Brincamos que usar o kanban é como aquelas lutinhas de 5 minutos sem perder a amizade. Ele expõe a verdade, não adianta querer maquiar os resultados ou querer dar desculpinhas, o método torna transparente o fluxo, mostrando gargalos, sobrecargas e onde pode ser melhorado.

O método cola no processo que já existe, independente do nível de maturidade da empresa ou das pessoas que estão envolvidas no processo. Utilizando o método, conseguimos identificar gargalos, tanto de demandas como de pessoas sobrecarregadas no processo de entrega de demandas.

Como é o nosso Kanban

Hoje o Kanban faz parte de nossa cultura, onde buscamos ter compartilhado um mindset de entregas ágeis e com qualidade, mantendo o cliente informado e o status das tarefas.

Utilizamos o Trello para gerenciar nosso fluxo, onde temos basicamente 8 etapas, sendo elas:

📋 Semana

Nessa etapa ficam todas as tarefas planejadas para a semana. Geralmente ordenamos com base nas prioridades, utilizamos datas e marcamos as pessoas responsáveis por cada tarefa.

🚜 Fazendo [9]

Bem sugestivo. Quando as tarefas estão sendo executadas ficam nessa coluna.

⏸ Pausado

Quando uma tarefa precisa ser pausada por algum motivo, ela vem para essa etapa. Quando uma tarefa é movida para a etapa de pausada, seja porque surgiu uma outra demanda urgente ou qualquer coisa do tipo, buscamos comentar na tarefa o motivo ou onde parou, para ajudar a lembrar quando retomar a tarefa e deixar mais claro para o time o status da tarefa.

😨 Bloqueado

A tarefa passa essa etapa quando depende de algo externo para seguir em frente. Por exemplo, quando é preciso a contratação de algum serviço do lado do cliente e temos que aguardar essa contratação e liberação dos dados de acesso para seguir em frente. Quando uma tarefa é bloqueada, temos como regra comentar na tarefa o motivo. Esses comentários nos ajudam a saber o motivo real de algo ter empacado, além de termos um histórico das interações para tentar levar a tarefa adiante.

👫 Teste / compartilhar com alguém do time (1 dia)

Quando uma tarefa é finalizada, geralmente precisa ser testada ou revisada por alguém. Nessa etapa ficam as tarefas que precisam de algum tipo de revisão, onde o time pode acompanhar e testar o que for preciso em cada tarefa. Temos como regra, quando a tarefa chega nessa etapa, colocarmos uma data de vencimento para o próximo dia. Isso nos ajuda a não fazermos muita coisa e gerar um gargalo nos momentos de testes.

👩‍💼 Colocar para teste e feedback para cliente (1 dia)

Depois que uma tarefa é testada, é preciso colocar em um ambiente de testes para que o cliente possa testar e validar isso. Após disponibilizar para testes, adicionamos uma data de vencimento de mais um dia, também para não gerar gargalos.

⏳ Enviado para cliente, aguardando resposta (1 dia + feeling)

Quando a tarefa está finalizada e testada internamente, notificamos o cliente com o que foi feito, e informando onde e como ele pode testar. Colocamos uma data de vencimento de mais um dia ou dependendo do caso, mais um tempinho para aqueles clientes que tem uma agenda mais cheia.

Essa etapa nos ajudou muito a lembrar o cliente do que foi feito para que ele valide isso junto com a gente. Além de trazer o cliente para mais perto da empresa, garante que ele está acompanhando as demandas.

🦄 Feito

Aqui, nessa etapa é onde a missão cumprida, quando a demanda foi executada, testada, notificada para o cliente e ele confirmou isso.

Esse é o fluxo que faz sentido para nossa realidade e não quer dizer que será assim para sempre. Com essas etapas conseguimos melhorar nossa constância nas entregas e finalizar verdadeiramente nossas tarefas, sem essa de “está feito, só falta…”.

Aprendizados

Toda empresa PRECISA de uma gestão de fluxo, TODA EMPRESA, não importa se é uma software house ou uma escola infantil;

Como falamos no início do artigo, Kanban não é prescritivo, não precisa ter certificações de gestão nem mudanças bruscas na empresa. É um excelente ponto de partida para mapear / organizar e evoluir os processos de entrega dentro de uma empresa.

Não é o um método que resolve a parada, mas as pessoas envolvidas, a cultura e a interação como um time para fazer acontecer;

Sem fórmulas mágicas, sem receita de bolo ou guia definitivo. O Kanban é como uma arte marcial, não adianta você saber todos os conceitos se não entrar no tatami e aprender a lutar. As pessoas envolvidas fazem a parada acontecer, quando encontram problemas, trocam ideias e buscam chegar em uma solução que faça sentido para o todo.

“Preparar, fogo e apontar”. Não adianta planejar MUITO se na prática as mudanças vão acontecendo conforme vamos usando e descobrindo o que funciona de verdade;

Correr risco é diferente de correr perigo. Planeje o essencial, estude, busque ter um guardião que irá te ajudar a usa-lo e só vai. Às vezes pode acontecer um excesso de planejamento, que na verdade pode estar escondendo um sabotador, que te paralisa e te deixa com medo de iniciar com o método ou com qualquer mudança em geral. Entendemos que na prática, por mais que seja planejado o uso desse método , as coisas vão acontecendo de verdade no dia a dia, com problemas reais que não estavam no planejamento e é preciso lidar com isso.

“Comece com o que tem”, isso vai fazer toda diferença na hora de envolver o resto do time no processo evolutivo;

Comece com o processo que você conhece, com as pessoas que você puder e com o projeto que conseguir. Claro, não aposte suas fichas em algo que se der muito errado pode te quebrar. Lembre-se, um dos pilares do Kanban é: comece pequeno e faça pequenas mudanças evolutivas. Acreditar que será preciso chegar em um nível de maturidade, pessoas, tempo ou qualquer coisa do tipo para começar a usar o Kanban é uma armadilha. Entendemos que essas coisas acontecem quando você começa, mudar seu mindset e aí sim as coisas fluem melhor.

Tenha uma pessoa responsável e um guardião, isso vai fazer toda diferença para que a mudança aconteça;

Se possível, comece a usar o Kanban em duas pessoas. Uma pessoa que será a responsável por estudar, mapear o fluxo, entender como adaptar para a sua realidade e a outra para dar todo o suporte e compartilhar conhecimento. Isso faz com que o processo de adoção seja menos resistente, pois as ideias são sempre discutidas antes de serem implementadas, além de ter um guardião, ajuda muito no momento de trazer novas pessoas para utilizar o método.

Nada é escrito em pedra, seja resiliente

Em algum momento durante o percurso, nos tornamos um pouco xiitas, em pregar o método do kanban ao pé da letra, coisas como “o fluxo ta lotado e isso é por causa disso e daquilo”, quando na prática não agimos para melhorar o fluxo, mesmo que uma pequena mudança. Faça coisas que façam sentido para a realidade de seu ambiente e para as pessoas que fazem parte do processo, tenham claro para onde querem ir e façam pequenas mudanças evolutivas em direção ao objetivo.

Onde estamos nesse momento

Temos um Kanban relativamente maduro, com praticamente todo o time utilizando, estamos evoluindo para que não fiquem tarefas no fluxo ao final de um ciclo. Temos uma reunião semanal dedicada a ele e a gestão de tarefas, onde nos puxamos a evoluir com nossos processos e mante-lo  atualizado.

Estamos com um mindset de fazer as coisas até o final, mantendo o cliente atualizado sobre o que acontece e buscando sempre que o time tenha autogestão, encontrando formas de ser mais ágil e fazer a empresa como um todo a ser mais bem sucedida.

Como foi a evolução

Está sendo. A evolução continua, seja encontrando gargalos escondidos, puxando para melhorar algo que em algum momento perdemos um pouco a mão, seja em documentar melhor como é um processo, etc. Algo que entendemos é que não existe um ponto de chegada com o Kanban. Até pode ser possível em termos de técnicas / ferramentas a serem utilizadas, mas acredito que quanto mais transparente é um processo de entrega, mais ele pode ser melhorado e isso vai impactar em mudanças, que vai impactar em ter que gerenciar isso, que impacta em otimizar seu fluxo e junto com os demais desafios do dia a dia, a evolução torna-se constante.

Para que rumo iremos

Cultura de Swarming;

Swarming é um nome bonito para quando mais de uma pessoa senta e fala “só saímos daqui quando resolvermos essa p*rra”. O método nos ajudou a sermos mais time, entender que não adianta uma pessoa ter concluído todas suas tarefas, se no final de um ciclo o resto do time não conseguiu. Cada vez mais vamos buscar que as pessoas do time interajam entre si e quando as coisas empacarem, façam um esforço coletivo para que sigam em frente.

Melhorar descrição do que fazemos;

Isso serve tanto para nome de tarefas, quanto para o que tem que ser feito. Está em nosso radar melhorar a forma como descrevemos nossas tarefas para que quando ela seja executada de fato, não sejam geradas dúvidas bobas, que poderiam ser solucionadas com uma descrição mais detalhada ou algo do tipo.

Métricas;

Temos algumas métricas básicas e estamos em um momento de descobrir quais são as métricas que realmente geram valor para nossa realidade para utilizarmos.

Mindset de que o Kanban é como uma horta comunitária;

Se todos estiverem envolvidos e cuidando para que o fluxo reflita a realidade e que seja evoluído constantemente, teremos ótimos alimentos e todos poderão comer e ficar mais fortes, senão a horta morre e as pessoas ficam com fome; É uma analogia relativamente simples, mas serve muito bem para definir que o Kanban (e metodologias ágeis em geral) precisam do envolvimento e cuidado do time, que todos precisam contribuir para que ele funcione.

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Agradecimentos

Esses foram nossos primeiros 9 meses utilizando o Kanban. Muito trabalho, evolução e aprendizados. Espero do fundo, no canto esquerdo do meu coração que esse conteúdo tenha te ajudado de alguma forma, seja tirando uma dúvida, tendo uma referência ou motivando a levar isso para seu dia a dia. Se algo não ficou claro, escreve aí nos comentários que a gente se ajuda.

Não poderia de deixar de agradecer algumas fontes de conhecimento, que acenderam a chama que ajudou a chegarmos onde chegamos hoje.

Rodrigo Yoshima – Se não fosse o podcast do hipsters ponto tech (https://hipsters.tech/kanban-e-o-fluxo-de-trabalho-hipsters-74/), não sei se teríamos os insights que tivemos para começar com o Kanban aqui na empresa. Obrigado.

Cecília Dutra – Conhecer os princípios e propriedades de forma tão didática em seu artigo (https://www.siteware.com.br/metodologias/metodologia-kanban/), me fez comprar definitivamente a ideia de usar o Kanban no dia a dia.

Time Nano Incub – Obrigado por confiar que as mudanças seriam positivas e que tornariam nosso dia a dia mais organizado, produtivo e transparente – mesmo tendo começado na clandestinidade haha.