[Gestão de tarefas e projetos] 5 grandes soluções extremamente fáceis de utilizar

O objetivo deste artigo é analisar algumas ferramentas que podem facilitar em muito a vida do pequeno e médio empreendedor, seja ele o dono de uma agência de publicidade, uma startup ou uma pequena empresa que atua com projetos diversos.

Não existe ‘melhor ou pior’. Cada ferramenta tem suas vantagens e desvantagens, e a melhor será aquele que se encaixar ao seu modelo de negócios e necessidades que sua empresa possui.

Antes de começarmos a falar sobre as ferramentas…

Você sabe o que é um projeto?

Para o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um livro que apresenta um conjunto de práticas em gerenciamento de projetos, a definição de projeto é:
“Um esforço temporário empreendido para criar um serviço, produto ou resultado exclusivo.”

Ou seja, é algo que possui começo, meio e fim.

Que envolve pessoas, é dividido em fases, demanda de uma comunicação assertiva entre os envolvidos, precisa estar muito bem documentado e sempre é orientado ao tempo.

Para quem trabalha na área de tecnologia, esse conceito é muito bem difundido.

Tendo como base o desenvolvimento de um software, podemos nos guiar pelas seguintes fases:

• Levantamento de requisitos
• Documentação
• Design
• Programação
• Testes

Tenha certeza de que essa é uma visão bem simplificada para o desenvolvimento de um software, mas já temos um começo.
Aqui, o que importa para nós é entendermos que independente de cada fase, algumas perguntas sempre são feitas e precisam ter suas respostas.

São elas:

• O que é o projeto, qual é seu escopo?
• Qual é o objetivo a ser atingido com este projeto?
• Em quanto tempo o projeto precisa estar concluído?
• Onde exatamente estamos neste projeto?
• Quem são as pessoas envolvidas na fase atual do projeto?

De forma resumida, todos envolvidos precisam estar conscientes de sua atuação em cada fase do projeto, ter medidores que lhes guiam para saberem se o projeto está indo para o caminho certo ou não, e saber sempre quais são as medidas a serem tomadas para que o objetivo final seja atingido.

Bem, agora que já estamos familiarizados com a definição do que é um projeto, quais necessidades básicas envolvem um projeto e o quanto a comunicação é peça-chave para o sucesso de um projeto, vou lhes apresentar 5 ferramentas que testei junto à minha equipe para utilizarmos como ferramenta de gestão de nossos projetos, timeline, pessoas e tarefas do dia a dia.

E as ferramentas são:

1. MS Project
2. Basecamp
3. Runrun.it
4. Trello
5. Moovia

MS Project

Sem dúvida um software riquíssimo em funcionalidades.

Gestão de projetos, recursos, estimativa de tempo, gráfico de Gantt, acompanhamento de timeline, gargalos, tarefas.

Para uma gestão técnica de projetos o MS Project é a melhor opção.

Porém, é necessário um bom conhecimento em gestão de projetos para conseguir tirar proveito das ricas funcionalidades disponibilizadas pelo software.

Bastante utilizando em empresas de grande porte (e na faculdade, onde tive o primeiro contato com o sistema), mas em muitos casos é necessário ter um profissional alocado exclusivamente para a gerência dos projetos e equipe da empresa.

Para o nosso objetivo que é ter uma ferramenta simples, funcional e de fácil manipulação, digamos que o MS Project é direcionado para outras necessidades.

Licença: Pago

Plataforma: Desktop (Windows) e Web (Project Pro for Office 365)

Site: http://office.microsoft.com/pt-br/project/

Basecamp

Com planos a partir de $20,00 por mês (sim, pago somente em dólares), e cada licença é baseada na quantidade de projetos gerenciados no sistema e espaço para armazenamento, o Basecamp foi um dos melhores projetos que testamos.

Gerenciar Projetos, To do lists, trocar mensagens com os usuários, fazer checklists de tarefas, tudo isso é algo muito simples e funcional no Basecamp.

É possível acompanhar a timeline de progresso de cada projeto, as observações postadas pelos membros da equipe, adicionar arquivos, criar documentos de texto, e até mesmo criar ‘templates de projetos’, o que agrega bastante valor ao sistema, já que dá a possibilidade de se criar ‘modelos’ para cada tipo de projeto em que se atua, facilitando consideravelmente o entendimento da equipe no projeto e toda sua documentação.

Mesmo não sendo disponível em português (até o momento em que escrevo este artigo), é bem tranquilo de se encontrar no sistema.

O programa é pago, porém é possível se cadastrar e ter acesso gratuito por 60 dias.

E sendo assim, é fortemente aconselhável você testá-lo, criar projetos, equipe, to do lists e realmente ‘sentir o programa’.

Na Nano Incub, só deixamos de utilizá-lo porque em nossas pesquisas encontramos uma ferramenta mais completa, gratuita e totalmente em português que nos seduziu de forma matadora. (Já já falaremos dela ;P )

Licença: Pago (Gratuito para testar)

Plataforma: Web

Site: https://basecamp.com/

Runrun.it

A sensação do momento.

A cada 5 vídeos que assisto no youtube, 3 abrem propaganda deste sistema que tem uma proposta bem legal.

A lógica do Runrun.it segue o seguinte conceito:

• Cadastra-se usuários
• Cria-se equipes
• Cria-se tipos de tarefas e seus respectivos possíveis status
• Adiciona-se cliente
• Adiciona-se projetos a este cliente
• Cadastra-se tarefas para cada projeto, e delega a um membro da equipe envolvida no projeto

Para uma gestão de tarefas do dia a dia o Runrun.it é perfeito.

Uma funcionalidade bastante interessante é a de ‘Trabalhar’ na tarefa, que cronometra o tempo que você está trabalhando naquela tarefa até clicar em ‘Entregar’.

Essa função ajuda, por exemplo, ao sistema a gerar relatórios de desempenho, tempo gasto nas tarefas e coisas do tipo.

Porém, se você clicar em ‘Trabalhar’, e ‘esquece’ por algum motivo de clicar em ‘Pausar ou Entregar’ quando parar de trabalhar naquela tarefa por qualquer motivo que seja, pronto… Já começamos a gerar inconsistência nas informações que serão geradas no sistema.

Outro ponto que nos forçou a ‘não usar’ o Runrun.it efetivamente para gestão de nossos projetos e tarefas foi o fato de não existir a possibilidade de inserir ‘Fases’ para cada projeto. Ou seja, na prática, a ferramenta é perfeita pra quando se tem um gestor de equipe com todo briefing de cada projeto que está em andamento muito bem documentado, e precisa gerenciar apenas as tarefas do dia a dia da equipe.

Um ponto muito positivo é que a empresa investe muito na evolução da ferramenta, então pode ser que em algum tempo ela passe a ter essa ‘gestão de módulos de um projeto’, dentre outras funcionalidades necessárias para se unificar todas as informações de um projeto em um único local.

O sistema é pago, com planos a partir de R$40,00 por mês, e possui ainda a opção de testar por 30 dias gratuitamente.

Teste-o! Sem dúvida está entre as melhores opções do mercado para gestão de tarefas e equipe.

Licença: Pago (Gratuito para testar)

Plataforma: Web

Site: http://runrun.it/

Trello

Sabe aqueles post-its maneiros que muitas vezes tomam conta de todas as extremidades do nosso monitor?

Bem, se você conhece o famoso Post it e usa bastante, vai se entender perfeitamente com o Trello.

A proposta da ferramenta é bem simples e intuitiva.

Após criar um ‘Card’, que seria um ‘Projeto’, cria-se ‘Listas de tarefas’, e por fim adiciona-se suas ‘Tarefas’ na lista, com possibilidade fazer comentários para cada tarefa e até mesmo criar Checklist para cada tarefa, adicionar marcadores, anexar arquivos ou compartilhar com outros usuários.

Se precisa de simplicidade e ‘organizar a bagunça do dia a dia’, o Trello pode virar seu companheiro de longa data, com versão mobile, sincronização com servidor web e tudo mais.

O Trello não chega a ser um sistema ‘parrudo’ para gestão de projetos, equipe e tarefas, mas pode substituir facilmente os post-its do seu monitor ou aquela planilha marota do excel cheia de tarefas por fazer.

Licença: FREE

Plataforma: Web e Mobile

Site: https://trello.com/

Moovia

Começamos 2014 com a seguinte missão:

Unificar todas informações de cada projeto que nos envolvêssemos, compartilhar de forma assertiva com toda equipe, e sempre ter em mãos tudo que fosse preciso sobre cada projeto no momento em que fosse necessário.

O Excel funciona muito bem… Bem, até você precisar compartilhar com outros usuários.

Poderia deixar a planilha no Dropbox, ou em uma pasta compartilhada na rede. Mas, como controlar quem pode editar dados, que pode editar informações, quem pode apenas ler, e o principal: Como duas ou mais pessoas utilizariam a planilha ao mesmo tempo e os dados ficassem sempre sincronizados?

Poderíamos ir para o Google Docs, mas nos sentimos um pouco ‘amarrados’.

Pesquisamos diversas ferramentas, softwares online e offline, algo que conseguíssemos seguir o conceito do Scrum, pensamos até em desenvolvermos nossa própria ferramenta, mas o tempo investido em um projeto que atendesse a todas nossas necessidades demandaria muito tempo e investimento.

E, após passar por todas as ferramentas listadas neste artigo até agora, depois de muitos dias procurando e testando diversas ferramentas, encontramos quem nos procurava.

Você precisa de um sistema para gerenciar projetos, fases, ter relatórios, gerenciar membros da equipe, delegar funções, estimar tempo, ter gráfico de Gantt dos projetos, atualizar status de cada tarefa, lista de tarefas e projetos de forma individual, ter uma timeline listando as minhas tarefas, compartilhar documentos, lançar notas para cada tarefa e mais um monte de coisa que engloba projetos, equipes e tarefas?

Prazer, Moovia!

A ideia da ferramenta é ser uma rede social colaborativa, com conceitos de gamificação, módulo para criar Brainstorming, compartilhar arquivos (integração com Google Drive), e o melhor de tudo: Projetos ilimitados, e gratuito para até 10 membros.

O mais legal do Moovia é que tudo é muito fácil e intuitivo.

Com uma estrutura com o conceito: Projetos > Listas de Tarefas > Tarefas, as possibilidades são infinitas.

E nele é possível criar diversas ‘redes’, ou seja, se sua empresa possui 3 times que trabalham com soluções distintas, como por exemplo, Marketing Digital, Projetos Mobile e Publicidade Offline, basta criar um grupo para cada ramo de atuação e adicionar os membros à cada grupo.

Aqui, não vou me estender explicando a ferramenta.

Invista 15 minutos para testá-la, e lhe garanto que pensará como eu quando estava testando o Moovia: “Porque eu não tinha encontrado essa ferramenta antes?”

Licença: Free até 10 usuários

Plataforma: Web (com versão mobile do site)

Site: https://www.moovia.com/

Bem, como vimos, cada uma das ferramentas citadas possuem seus prós e contras, e a melhor será aquela que realmente atender às suas necessidades e às da sua empresa.

O importante é termos sempre a consciência de que bagunça só gera bagunça, e às vezes é melhor parar e por a casa em ordem.
Assim se ganha produtividade, melhora a comunicação entre a equipe, e gera-se a cada dia um ambiente mais agradável de se trabalhar, mais assertivo, seguro e eficaz.

E você, conhece alguma outra ferramenta para gestão de projetos, equipes e tarefas?

Qual ferramenta você testou e gostou?

Comente e compartilhe conosco as suas experiências.

Bom trabalho a todos!